請求書を毎回手作業で作るのは面倒だし、転記ミスの原因にもなりますよね。
今回、GoogleスプレッドシートとApps Script（GAS）を活用して、受注番号を入力するだけで請求書が自動生成され、PDFをメール下書きに添付する仕組みを作りました。
この記事では 「スプレッドシート×GASでできる業務効率化の実例」 として、システムの概要やポイントを紹介します。
作業効率化の参考になれば嬉しいです！
システムの概要
- 「受注管理 → 商品マスタ連動 → 請求書自動生成 → Gmail下書き作成」という流れで動作します。
- 受注番号を入力するだけで請求書の明細が自動入力されます。
- ワンクリックでPDF化し、メールの下書きが作成されるので、送信確認後にすぐ取引先に送れます。
・請求書テンプレート
・受注管理シート
・Gmail下書き（PDF添付）
主要な機能
- 受注番号を入力するだけで請求書が完成
商品マスタを参照し、商品名・単価・数量・合計を自動計算します。 - PDF自動生成 & Gmail下書き添付
ワンクリックでPDFを生成し、取引先マスタのメールアドレス宛てに下書きメールを作成。 - 支払期日・消費税の自動計算
請求日から期日を自動算出、消費税（10%）計算も自動。 - 印刷レイアウトの最適化
A4用紙で見やすいように印刷設定を最適化。
実装のポイント
- XLOOKUP・FILTERで受注データと商品マスタを自動連動。
- ARRAYFORMULAで複数行の明細を一括計算。
- GASでPDF化し、
GmailApp.createDraft()を使ってGmail下書きを作成。
GASコードの一部（サンプル）
function 請求書メール作成() {
const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sheet = ss.getSheetByName("請求書");
const email = sheet.getRange("C2").getValue();
const companyName = sheet.getRange("A2").getValue();
const projectName = sheet.getRange("B15").getValue();
const body = companyName + "\n" +
sheet.getRange("B2").getValue() + " 様\n\n" +
"いつも大変お世話になっております。\n" +
projectName + " の件について請求書を添付いたしましたので、\n" +
"ご確認後お支払いの程よろしくお願いいたします。\n";
// PDF作成とGmail下書き作成...
}
※全文はポートフォリオリンクで紹介します。
完成イメージ
・受注番号入力 → 明細が自動表示される請求書
・「ボタン1つ」でGmail下書きにPDF添付
ポートフォリオ・お問い合わせ
本記事で紹介したスプレッドシートはポートフォリオとして公開中です。
実際に動作するデモは Googleスプレッドシート（閲覧用リンク） からご覧いただけます。
カスタマイズや業務効率化の相談は ランサーズのプロフィールページ からお気軽にどうぞ！
まとめ
GoogleスプレッドシートとGASを組み合わせることで、受注管理から請求書作成、メール送信までを半自動化することができました。
日々の請求業務の負担を減らし、本業に集中できる時間を増やすための参考になれば幸いです。
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